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5 dicas úteis para melhorar o seu controle de estoque

Um controle de estoque bem feito é essencial para evitar desperdícios com acúmulo ou escassez de produtos. Para realizar isso é preciso muita organização, técnica e ferramentas adequadas para o trabalho.

O objetivo do controle de estoque é informar com clareza e precisão as quantidades de cada item existente na empresa — das matérias-primas aos produtos finais. Quando ele não é realizado de forma eficaz, podem acontecer os chamados furos no estoque: as quantidades reais de um determinado item não batem com aquilo registrado no sistema.

Para este artigo, selecionamos 5 técnicas essenciais para melhorar o controle de estoque de qualquer tipo de empresa. Conheça as dicas!

1. Registre todas as entradas e saídas em um sistema informatizado

Vale a pena começar com uma recomendação do mínimo que se espera na gestão de estoques: registre todos os objetos que entram e saem da empresa, sem exceção, e utilize um sistema informatizado para isso.

Fazer o registro de estoque em uma planilha simples é um convite ao erro humano, especialmente se a empresa insistir em utilizar um documento de papel. Mas, mesmo uma planilha eletrônica é uma ferramenta inadequada para essa tarefa.

Hoje, existem sistemas informatizados especializados na gestão de estoque, que conseguem organizar todos os detalhes de cada produto da melhor forma possível, facilitando essa gestão e minimizando falhas.

Além disso, esses sistemas contam com funcionalidades práticas, como alertas para a validade de itens perecíveis ou automatização de regras de estoque, como “primeiro que entra, primeiro que sai” (PEPS).

Para garantir que todas entradas e saídas estão sendo registradas, estruture os processos e defina procedimentos para essas atividades. Reforce-os em treinamentos com o time e também com a comunicação interna, evitando assim furtos no estoque.

2. Compre na medida certa e trabalhe com um estoque reduzido

Um estoque pequeno é bem mais fácil de ser organizado do que um grande. Na chamada manufatura enxuta, metodologia que nasceu a partir do toyotismo, isso é feito com base no sistema puxado — ou pull.

No sistema puxado, em vez de os produtos de uma empresa serem “empurrados” pelos processos até chegar na ponta final, a lógica é a de uma demanda que “puxa” a linha de produção.

Com essa visão, um setor produtivo só vai requisitar a compra de uma matéria-prima se isso fizer sentido de acordo com a demanda do produto final. Naturalmente, essa demanda precisa ser antecipada pelos setores de marketing e vendas, para evitar que o cliente exija um produto e ele ainda precise ser produzido.

Com o filosofia do sistema puxado, a empresa passa a trabalhar com estoques menores, tanto de matérias-primas como de produtos finais. E as vantagens disso são que o gerenciamento deste estoque se torna mais simples, o espaço físico necessário menor e os custos com desperdícios são reduzidos.

Existirão momentos em que pode ser preciso fazer um estoque maior, seja como preparação para algo sazonal que exigirá uma disponibilidade maior de produtos ou porque surgiu uma oportunidade imperdível de compra de matérias-primas. Mas a ideia é que, com um planejamento alinhado com os outros setores, o estoque seja sempre o mais enxuto possível.

Uma recomendação para quem quer ter um estoque enxuto é manter uma relação estreita com os fornecedores, facilitando assim a velocidade de obtenção de matérias-primas e evitando a escassez delas.

3. Padronize as descrições de itens no sistema

Tenha um padrão bem claro de cada item no sistema e evite confusões sobre o que está e o que não está em estoque. Utilize um formato de ficha de controle de produtos que seja esclarecedor, completo, objetivo e eficaz.

O objetivo principal de uma ficha de controle de um produto é saber o que ele é exatamente, sem precisar fisicamente ir ao estoque ver com os próprios olhos. Nessa ficha de controle também constarão informações de data de entrada e saída deste produto e todas as movimentações dele na empresa.

Cada produto é único, mas é fundamental que exista um padrão na ficha de controle para simplificar toda a operação do estoque. Naturalmente, a melhor forma de fazer isso é com um sistema informatizado.

4. Automatize parte do controle de estoque

Utilize a tecnologia para automatizar algumas das tarefas mais repetitivas e burocráticas do controle de estoque. Aumente a velocidade dos processos neste setor e tenha mais precisão neles utilizando um sistema informatizado que consiga assumir parte das responsabilidades dos colaboradores.

A automatização traz muitas vantagens quando aplicada na gestão de estoques: softwares não se cansam nem cometem erros por distração. Além disso, são bem mais rápidos e podem liberar a equipe para a realização de outras tarefas.

Ao contrário do que alguns leigos podem imaginar, o controle de estoque é muito mais que tarefas burocráticas: a prioridade aqui é o planejamento, a técnica de acomodação e a elaboração de padrões para os produtos.

Mas atividades repetitivas, como o cadastro de produtos e a verificação constante deles, tomam muito tempo da equipe. Com a automatização de parte do controle do estoque, esse setor se torna mais eficiente, preciso e potencialmente mais barato.

5. Estabeleça inspeções periódicas do estoque

Mesmo com todas as outras dicas acima sendo seguidas a risca, falhas no processo podem acontecer.

Em um momento de distração, um produto pode entrar sem ser devidamente cadastrado e esquecido no estoque; uma matéria-prima perecível pode ter sido acomodada de forma incorreta e ter vencido antes do prazo ou, ainda, um item pode ter sido cadastrado como outro visualmente similar, causando furos no estoque.

Para detectar todas essas falhas antes que elas se tornem problemas reais na operação é recomendável estabelecer uma rotina de inspeções periódicas do estoque. Elas podem ser semestrais, mensais ou até diárias, dependendo do tipo de produto armazenado e dos riscos envolvidos.

Estabeleça uma rotina e um método para essa inspeção periódica dos estoques que se encaixe com as necessidades da empresa. E, além de encontrar e corrigir erros, aproveite essa oportunidade para investigar porque essas falhas aconteceram e aprimorar os processos que levaram a elas.

E você, como faz o controle de estoque na sua empresa? Sentiu falta de alguma dica? Compartilhe com a gente nos comentários!

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