O bom uso do ERP traz eficiência ao gerenciamento empresarial, isso porque é um sistema ágil, interconectado a todos os departamentos da empresa, evitando retrabalho e, no caso do comércio eletrônico, atraso no cumprimento dos prazos definidos para as entregas dos produtos. Um dos especialistas da KPL dá várias dicas sobre como escolher o ERP correto para as demandas de cada empresa, como treinar a equipe e diversas outras formas de maximizar o uso da ferramenta para também aumentar os lucros da empresa.
Aildo Torres é formado em Tecnologia da Informação pela Universidade Guarulhos – UnG, com mais de 12 anos de experiência em desenvolvimento, implantação e treinamento em sistemas ERP. Especialista em banco de dados SQL Server e e-commerce back office, é Analista de Negócios e Processos na KPL Soluções.
Blog da JET: Primeiro explique, para quem não conhece o termo ERP, qual é a sua função dentro de uma empresa e em qual momento ele é necessário?
Aildo Torres: Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais são sistemas que integram todos os departamentos, dados e processos de uma empresa. Com os dados e informações presentes em um único sistema e uma mesma base de dados, os benefícios são importantes, pois evita retrabalho, processamentos externos e a mesma informação é visualizada por todos em tempo real.
O uso de ERP atualmente é acessível a todas as empresas e, no meu ponto de vista, deve ser uma das preocupações de qualquer empresa que deseja um controle eficiente para sua gestão.
Blog da JET: Que diferença faz para uma loja virtual usar um bom sistema de ERP e quais são as ferramentas que ele deve conter para realmente funcionar no dia a dia da empresa?
Aildo Torres: Um dos pontos mais importantes de uma loja virtual é o tratamento do pedido de venda em toda cadeia. A gestão de um pedido de uma loja virtual tem suas próprias regras, logo é indispensável que seja adquirido um ERP voltado para o e-commerce. Vamos chamá-lo de e-commerce back office. Seu e-commerce back office deve dar suporte a todas as fases do pedido, considerando aspectos de restrições na venda (crédito e risco), pagamentos, estoque, faturamento e despacho de mercadoria. Além disto, deve haver uma integração eficiente com sua loja virtual e as empresas parceiras para gerenciamento de risco, pagamento e logística.
Blog da JET: É importante que na implantação do sistema a equipe passe por um treinamento específico? Se sim, de que forma ele potencializa os resultados trazidos na adoção do ERP?
Aildo Torres: Sem dúvida! Entender o negócio do cliente e suas particularidades é essencial para que o treinamento in loco seja o mais próximo da realidade do cliente. Um dos pilares da loja virtual é o cadastro de produtos. Como mencionei anteriormente, o e-commerce tem suas particularidades, e aqui está uma delas: saber cadastrar os produtos, explorando a forma como isto deve ser feito, é primordial. Sobretudo, todos os envolvidos no processo devem conhecer o macro da operação para saber os impactos que podem ocorrer. Saber como agir numa situação que foge à normalidade do fluxo do pedido, evita contratempos e que um pedido leve mais tempo para ser expedido.
Blog da JET: Quando se torna mais vantajoso para a empresa optar por um sistema próprio de ERP e em qual situação terceirizar o sistema é a melhor escolha? Quais são os benefícios de cada uma das opções?
Aildo Torres: Com o desenvolvimento próprio, é possível ter customizações personalizadas e definir suas prioridades. A primeira opção exige o gerenciamento desta equipe de desenvolvimento, contratações, troca de profissionais… Lembrando que deve ser analisado com critério o regime de contratação, pois pode gerar um aumento na carga tributária trabalhista. É necessário um profissional técnico com vasto conhecimento em negócio, mais especificamente em e-commerce, para que seja dimensionada as modificações do sistema.
A terceirização é a melhor opção para quem está iniciando no e-commerce e também para as empresas que não querem ter custo com equipe própria, mesmo que sua operação seja grande. Na terceirização, você terá acesso às boas práticas do setor, sem precisar fazer pesquisas de como fazê-las ou procurar novas tendências. Eventuais obrigações do setor, como a adoção à nota fiscal eletrônica, naturalmente estarão contempladas sem nenhuma ação de sua equipe interna.
Blog da JET: Uma parte significativa dos problemas de logística no comércio eletrônico está ligada ao desfalque de produtos no estoque da empresa. A frustração dos atrasos na entrega dos pedidos pode afastar o cliente tanto da loja quanto do e-commerce, em geral. Como o ERP controla a situação?
Aildo Torres: Os saldos de seus almoxarifados são controlados apenas pelo seu e-commerce back office. Ele deve ter uma integração eficiente com a plataforma e-commerce e um intervalo de atualização reduzido, garantindo um estoque sempre atualizado. Situações como avaria de um produto em seu almoxarifado deve ser imediatamente tratada no seu e-commerce back Office, que fará a atualização em seu site, para que, assim, esta quantidade não fique mais disponível para venda.
Blog da JET: Em quais processos de uma loja virtual o ERP é utilizado e como ele influencia na satisfação do cliente?
Aildo Torres: Desde a recepção de um pedido de venda pelo e-commerce back office, o site tem uma posição atualizada. A cada status do pedido no sistema, uma comunicação ocorre com o site, que atualiza a informação normalmente no link “meus pedidos”, e/ou também envia um e-mail para o cliente. Há casos onde o cliente comprador é informado do momento de recebimento do produto por um presenteado. Informar dá mais segurança ao cliente e evita o uso da expressão “em processamento”, que caracteriza gestão ineficiente ou manual. Já recebi e-mail com o número de rastreio depois que a encomenda chegou!
Blog da JET: Existem, no mercado, várias empresas que fornecem ERP. Quais dicas você dá para orientar o empresário a optar pela ferramenta certa?
Aildo Torres: Sobretudo, opte por ferramentas que entendam o mercado e-commerce. Avalie a quantidade de plataformas e-commerce a que ela está integrada. Se sua loja virtual crescer, eventualmente haverá a necessidade de migrar para outra. Se seu e-commerce back office já estiver integrado a ela, a transição será mais tranquila e rápida.
Uma loja virtual não acontece sozinha. Você precisa contratar empresas para análise de risco, meios de pagamentos, logística, etc. Em alguns casos, precisará de integrações com sistemas contábeis, geração de arquivos para governos ou até mesmo integrar com outros ERP’s. Prefira um sistema que já disponibilize estas integrações para que não seja preciso desenvolvê-las do zero.
Blog da JET: Quais são os erros mais comumente cometidos por empresários e colaboradores no uso do ERP?
Aildo Torres: A equipe deve estar comprometida com o projeto e entender os benefícios que serão conseguidos com a adoção do novo sistema. Muitas vezes a barreira começa dentro da própria empresa. Os colaboradores devem entender muito bem o funcionamento do e-commerce back office para aproveitar todo o seu potencial. Saber as limitações e abrangência do programa evita frustrações no decorrer do processo de implantação e uso. Entenda como funciona as integrações com os demais sistemas contratados (análise de risco, gateway de pagamento, logística, plataforma e-commerce, etc).
Crie um questionário de rotinas da sua empresa e veja qual o nível de aderência do sistema a elas. Situações específicas de sua operação devem ser analisadas antes da contratação. Havendo necessidade de customização, avalie o quanto é importante ou se é possível iniciar a operação sem fazê-la, para dar início ao processo em outro momento.
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